Conditions d'utilisation

Article 1 — Identification des parties et champ d'application

Les présentes Conditions d'utilisation (ci-après « Conditions ») constituent un contrat juridiquement contraignant entre vous (ci-après « l'Abonné », « vous » ou « l'exploitant ») et Conformilog, société dûment constituée sous les lois du Québec (ci-après « ConformiLog », « nous » ou « la Société »), exploitant la plateforme SaaS ConformiLog accessible à l'adresse conformilog.io.

Ces Conditions s'appliquent à toute utilisation de la plateforme ConformiLog, incluant l'application web, l'application mobile, les API, les intégrations tierces (notamment Geotab / MyGeotab), ainsi que tout contenu, fonctionnalité ou service associé.

En cochant la case d'acceptation, en cliquant sur « J'accepte », en créant un compte ou en accédant à la plateforme, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté l'intégralité des présentes Conditions, ainsi que notre Politique de confidentialité incorporée par renvoi.

Si vous utilisez ConformiLog au nom d'une entreprise ou d'une organisation, vous déclarez avoir l'autorité pour lier ladite entité aux présentes Conditions.

Article 2 — Nature du service et avertissement réglementaire

2.1 Description du service

ConformiLog est une plateforme de gestion de conformité destinée aux exploitants de flottes de véhicules lourds assujettis aux lois et règlements applicables au Québec, notamment :

• Le Code de la sécurité routière (RLRQ, c. C-24.2) ;
• Le Règlement sur les propriétaires et exploitants de véhicules lourds (RPEVL, RLRQ, c. C-24.2, r. 53) ;
• Les exigences de la Commission des transports du Québec (CTQ) ;
• Les exigences de la Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ) ;
• Les normes de la Commercial Vehicle Safety Alliance (CVSA).

La plateforme offre notamment la gestion de dossiers de véhicules et de conducteurs, la production de rapports de rondes de sécurité, le suivi des inspections semestrielles, la gestion des registres de freins et pneus, la formation des conducteurs, ainsi que le suivi des heures de service (HOS/DCE) via intégration ELD.

2.2 Avertissement réglementaire — Limitation de portée

CONFORMILOG EST UN OUTIL DE GESTION ET D'ORGANISATION DOCUMENTAIRE. LA PLATEFORME NE CONSTITUE PAS UN AVIS JURIDIQUE, UN AVIS RÉGLEMENTAIRE, NI UNE GARANTIE DE CONFORMITÉ.

L'Abonné est seul responsable de s'assurer que son utilisation de la plateforme et les documents produits satisfont aux exigences légales et réglementaires applicables à ses activités. ConformiLog recommande fortement à l'Abonné de consulter un spécialiste en droit du transport ou un expert en conformité réglementaire pour valider ses obligations spécifiques.

La réglementation applicable aux véhicules lourds est susceptible d'être modifiée par les autorités compétentes à tout moment. ConformiLog déploie des efforts raisonnables pour maintenir la plateforme à jour, mais ne garantit pas que le contenu reflète en tout temps les exigences réglementaires les plus récentes. Il incombe à l'Abonné de vérifier la conformité des documents générés avec la réglementation en vigueur au moment de leur utilisation.

Article 3 — Création de compte et obligations de l'Abonné

3.1 Admissibilité

Pour créer un compte ConformiLog, l'Abonné doit être une personne morale dûment constituée ou un individu majeur (18 ans et plus) exploitant légalement une flotte de véhicules lourds au Québec ou dans toute autre juridiction applicable. ConformiLog se réserve le droit de refuser l'accès à toute personne ou entité, à sa seule discrétion.

3.2 Exactitude des informations

L'Abonné s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de la création de son compte et à maintenir ces informations à jour tout au long de la relation contractuelle. Toute information fausse ou trompeuse peut entraîner la résiliation immédiate du compte.

3.3 Sécurité des accès

L'Abonné est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toute activité effectuée sous son compte. L'Abonné doit notifier immédiatement ConformiLog de toute utilisation non autorisée de son compte ou de toute autre atteinte à la sécurité à l'adresse security@conformilog.io. ConformiLog ne pourra être tenu responsable des pertes résultant de l'utilisation non autorisée du compte de l'Abonné.

3.4 Comptes administrateurs et sous-utilisateurs

L'Abonné peut créer des comptes pour ses employés, conducteurs et gestionnaires de flotte (ci-après « sous-utilisateurs »). L'Abonné est pleinement responsable des actions de tous les sous-utilisateurs opérant sous son compte et s'assure que ceux-ci respectent les présentes Conditions.

Article 4 — Conservation des données et documents

4.1 Responsabilité documentaire de l'Abonné

ConformiLog met à la disposition de l'Abonné des outils permettant de créer, stocker et gérer des documents réglementaires (rondes de sécurité, inspections, dossiers conducteurs, registres de mesures, etc.). L'Abonné demeure en tout temps l'unique responsable légal de la tenue, de l'exactitude et de la conservation de ses registres réglementaires, tel qu'exigé par les autorités compétentes.

4.2 Durées de conservation applicables

ConformiLog conserve les données de l'Abonné conformément aux obligations réglementaires applicables. À titre indicatif et non limitatif, la réglementation québécoise impose généralement les durées de conservation suivantes :

• Rapports de rondes de sécurité (Liste 1 SAAQ) : minimum 6 mois ;
• Dossiers conducteurs : durée de l'emploi et au minimum 3 ans après la fin ;
• Registres d'inspection semestrielle : minimum 2 ans ;
• Registres de mesures de freins et pneus : minimum 6 mois ;
• Données HOS/DCE (heures de service) : minimum 6 mois.

L'Abonné est responsable de vérifier les durées de conservation applicables à sa situation spécifique et de s'assurer que la configuration de son compte respecte ces exigences. ConformiLog ne garantit pas que les durées par défaut de la plateforme correspondent aux obligations légales applicables à chaque Abonné.

4.3 Exportation et sauvegarde des données

L'Abonné est vivement encouragé à effectuer régulièrement des exportations de ses données et documents via les fonctionnalités d'exportation PDF disponibles dans la plateforme. ConformiLog ne garantit pas la disponibilité permanente de la plateforme et n'est pas responsable de la perte de données en cas de force majeure, de défaillance technique, ou de résiliation du compte.

4.4 Suppression des données à la résiliation

À la résiliation du compte, ConformiLog conservera les données de l'Abonné pendant une période de 90 jours civils, permettant à l'Abonné d'exporter ses données. À l'expiration de ce délai, l'ensemble des données sera définitivement supprimé des serveurs de ConformiLog, sous réserve des obligations légales de conservation qui pourraient s'imposer à ConformiLog.

Il appartient à l'Abonné de s'assurer qu'il a exporté et conservé localement tous les documents requis par la réglementation avant la résiliation de son abonnement.

Article 5 — Protection des renseignements personnels

5.1 Cadre légal applicable

La collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels par ConformiLog sont régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que par toute autre loi applicable en matière de protection des données.

5.2 Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de la fourniture de ses services, ConformiLog peut collecter les renseignements personnels suivants :

• Informations d'identification : nom, prénom, titre, coordonnées professionnelles de l'Abonné et de ses sous-utilisateurs ;
• Informations sur les conducteurs : numéros de permis de conduire, dossiers de conduite, formations, infractions déclarées ;
• Données d'utilisation de la plateforme : journaux d'accès, actions effectuées, adresses IP ;
• Données de localisation et d'activité via intégration ELD/Geotab : données GPS, heures de service, statuts de conduite ;
• Informations de facturation : coordonnées de paiement (traitées par un prestataire tiers sécurisé).

5.3 Finalités de traitement

Les renseignements personnels collectés sont utilisés aux fins suivantes :

• Fourniture et amélioration des services ConformiLog ;
• Gestion des comptes et de la facturation ;
• Assistance technique et service à la clientèle ;
• Conformité aux obligations légales et réglementaires ;
• Envoi de communications relatives au service (mises à jour réglementaires, alertes de conformité, notifications système).

ConformiLog ne vend pas les renseignements personnels de l'Abonné ou de ses conducteurs à des tiers à des fins commerciales.

5.4 Responsabilité de l'Abonné à titre de responsable de traitement

L'Abonné agit à titre de responsable de traitement à l'égard des renseignements personnels qu'il saisit dans ConformiLog, notamment les informations relatives à ses conducteurs et employés. L'Abonné est responsable d'obtenir tous les consentements requis et de respecter ses obligations en matière de protection des renseignements personnels.

Article 6 — Intégrations tierces (ELD, Geotab et autres)

ConformiLog peut être intégré à des systèmes tiers, notamment les dispositifs de consignation électronique (ELD/DCE) tels que Geotab / MyGeotab, afin de synchroniser des données de localisation, de véhicule et d'heures de service.

• L'Abonné reconnaît que l'utilisation de ces intégrations est soumise aux conditions des fournisseurs tiers concernés ;
• L'utilisation de Geotab nécessite un abonnement Geotab actif et une configuration appropriée des dispositifs ELD à bord des véhicules, en conformité avec les normes techniques et de gestion de conformité ;
• L'Abonné est responsable de la validité et de la maintenance de ses propres accès et contrats avec les fournisseurs tiers ;
• ConformiLog n'est pas responsable de la disponibilité, de l'exactitude ou de la fiabilité des données provenant de systèmes tiers ;
• L'obligation d'identification manuelle du conducteur (« punch de début de conduite ») est une exigence légale lorsque plusieurs conducteurs partagent un même véhicule et ne peut être désactivée ;
• Les données HOS synchronisées sont fournies à titre informatif et ne constituent pas une représentation officielle des registres de service aux fins d'inspection routière. L'Abonné demeure responsable de disposer des registres officiels requis lors d'inspections.

Article 7 — Propriété intellectuelle

7.1 Propriété de ConformiLog

ConformiLog et tous ses composants — incluant sans limitation le logiciel, le code source, les interfaces, les modèles de documents, les algorithmes, les marques de commerce, les logos et la documentation — sont la propriété exclusive de Conformilog et sont protégés par les lois sur le droit d'auteur, les marques de commerce et autres lois sur la propriété intellectuelle applicables.

Les présentes Conditions ne confèrent à l'Abonné aucun droit de propriété sur la plateforme, mais uniquement une licence d'utilisation limitée, non exclusive, non transférable et révocable, pour les seules fins autorisées par les présentes.

7.2 Données de l'Abonné

L'Abonné conserve tous les droits de propriété sur les données qu'il saisit dans ConformiLog (données de véhicules, données de conducteurs, documents générés, etc.). L'Abonné accorde à ConformiLog une licence limitée pour utiliser ces données aux seules fins de fourniture des services et d'amélioration de la plateforme, dans le respect des présentes Conditions et de la Politique de confidentialité.

7.3 Interdictions

Il est strictement interdit à l'Abonné de : décompiler, désassembler, rétroconcevoir ou tenter d'extraire le code source de ConformiLog ; copier, modifier, adapter ou créer des œuvres dérivées de la plateforme ; sublicencier, vendre, louer ou transférer les droits accordés aux termes des présentes ; utiliser la plateforme pour développer un produit concurrent.

Article 8 — Tarification, facturation et renouvellement

8.1 Frais d'abonnement

Les frais d'abonnement sont ceux en vigueur au moment de la souscription, tels qu'indiqués sur la page de tarification de conformilog.io. ConformiLog se réserve le droit de modifier ses tarifs moyennant un préavis de 30 jours communiqué par courriel à l'Abonné.

8.2 Facturation et paiement

Les abonnements sont facturés à la fréquence choisie lors de l'inscription (mensuelle ou annuelle) et renouvelés automatiquement. Le paiement est dû à la date d'anniversaire de l'abonnement. Tout retard de paiement peut entraîner la suspension de l'accès à la plateforme.

8.3 Absence de remboursement

Sauf disposition contraire prévue expressément à l'écrit par ConformiLog, les frais d'abonnement ne sont pas remboursables, en tout ou en partie, en cas de résiliation anticipée par l'Abonné.

8.4 Taxes

Tous les prix sont exprimés hors taxes. L'Abonné est responsable du paiement de toutes les taxes applicables (TPS, TVQ, ou autres) sur les services ConformiLog.

Article 9 — Limitation de responsabilité et exclusions de garantie

9.1 Exclusion de garanties

CONFORMILOG EST FOURNI « TEL QUEL » ET « TEL QUE DISPONIBLE », SANS AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE. CONFORMILOG EXCLUT EXPRESSÉMENT TOUTE GARANTIE DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, DE NON-CONTREFAÇON, D'EXACTITUDE ET DE DISPONIBILITÉ CONTINUE.

ConformiLog ne garantit pas que : (a) la plateforme sera disponible de manière ininterrompue, sécurisée et exempte d'erreurs ; (b) les résultats obtenus via la plateforme seront exacts ou fiables ; (c) les fonctionnalités satisferont aux exigences spécifiques de l'Abonné ; (d) les défauts seront corrigés.

9.2 Limitation de la responsabilité financière

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI APPLICABLE, LA RESPONSABILITÉ TOTALE DE CONFORMILOG ENVERS L'ABONNÉ, AU TITRE DE TOUTE RÉCLAMATION DÉCOULANT DES PRÉSENTES CONDITIONS OU DE L'UTILISATION DE CONFORMILOG, SERA LIMITÉE AU MONTANT DES FRAIS D'ABONNEMENT EFFECTIVEMENT PAYÉS PAR L'ABONNÉ AU COURS DES 12 MOIS PRÉCÉDANT L'ÉVÉNEMENT DONNANT LIEU À LA RÉCLAMATION.

9.3 Exclusion des dommages indirects

EN AUCUN CAS CONFORMILOG NE SERA RESPONSABLE DE DOMMAGES INDIRECTS, ACCESSOIRES, SPÉCIAUX, CONSÉCUTIFS OU PUNITIFS, INCLUANT SANS LIMITATION : PERTE DE PROFITS, PERTE DE DONNÉES, INTERRUPTION D'ACTIVITÉ, PERTE DE RÉPUTATION, AMENDES RÉGLEMENTAIRES, OU DOMMAGES RÉSULTANT DE L'INCAPACITÉ À ACCÉDER À LA PLATEFORME OU À L'UTILISER, MÊME SI CONFORMILOG A ÉTÉ AVISÉE DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.

9.4 Responsabilité réglementaire de l'Abonné

L'Abonné reconnaît expressément que la responsabilité du respect des obligations réglementaires issues du Code de la sécurité routière, du RPEVL, des exigences de la CTQ et de la SAAQ, ainsi que de toute autre loi ou règlement applicable, lui incombe exclusivement. ConformiLog ne pourra en aucun cas être tenu responsable d'amendes, de sanctions administratives, de retraits de cotes de sécurité ou de toute autre conséquence réglementaire subies par l'Abonné.

Article 10 — Indemnisation

L'Abonné s'engage à défendre, indemniser et dégager de toute responsabilité Conformilog, ses dirigeants, employés, sous-traitants et ayants droit, contre toute réclamation, poursuite, perte, dommage, responsabilité, coût et dépense (incluant les honoraires d'avocats raisonnables) découlant de ou liés à :

• L'utilisation de ConformiLog par l'Abonné ou ses sous-utilisateurs en violation des présentes Conditions ;
• La violation par l'Abonné de toute loi ou réglementation applicable ;
• La violation des droits d'un tiers par l'Abonné ;
• L'inexactitude des données saisies par l'Abonné dans la plateforme ;
• Tout manquement de l'Abonné à ses obligations réglementaires en matière de transport de véhicules lourds.

Article 11 — Durée, suspension et résiliation

11.1 Durée

Les présentes Conditions entrent en vigueur à la date d'acceptation par l'Abonné et demeurent en vigueur aussi longtemps que l'Abonné dispose d'un compte actif sur ConformiLog.

11.2 Résiliation par l'Abonné

L'Abonné peut résilier son compte à tout moment via les paramètres de son compte ou en adressant une demande écrite à support@conformilog.io. La résiliation prend effet à la fin de la période d'abonnement en cours.

11.3 Résiliation par ConformiLog

ConformiLog se réserve le droit de suspendre ou de résilier l'accès de l'Abonné, avec ou sans préavis, dans les cas suivants :

• Non-paiement des frais d'abonnement ;
• Violation des présentes Conditions ;
• Utilisation abusive ou frauduleuse de la plateforme ;
• Exigences légales ou réglementaires ;
• Cessation des activités de ConformiLog.

11.4 Effets de la résiliation

À la résiliation, l'Abonné perd immédiatement l'accès à la plateforme. Les obligations qui, par leur nature, doivent survivre à la résiliation (propriété intellectuelle, limitation de responsabilité, indemnisation, loi applicable) demeurent en vigueur après la résiliation.

Article 12 — Modifications aux Conditions

ConformiLog se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment. Les modifications seront notifiées à l'Abonné par courriel à l'adresse enregistrée dans son compte, avec un préavis minimum de 30 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation de la plateforme après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles Conditions. Si l'Abonné n'accepte pas les nouvelles Conditions, il doit résilier son compte avant la date d'entrée en vigueur des modifications.

Article 13 — Disponibilité du service et maintenance

ConformiLog s'engage à déployer des efforts commercialement raisonnables pour maintenir la plateforme disponible, avec un objectif de disponibilité de 99,5 % par mois (hors maintenances planifiées). Des interruptions peuvent survenir pour des raisons de maintenance, de mises à jour, ou en cas d'événements hors du contrôle de ConformiLog.

ConformiLog informera l'Abonné des maintenances planifiées avec un préavis raisonnable. ConformiLog n'est pas responsable des interruptions de service attribuables à des facteurs hors de son contrôle, incluant les pannes de fournisseurs d'infrastructures tiers.

Article 14 — Utilisation acceptable

L'Abonné s'engage à utiliser ConformiLog uniquement à des fins légitimes et conformes aux lois applicables. Les utilisations suivantes sont expressément interdites :

• Saisir des données fausses, fictives ou frauduleuses dans la plateforme ;
• Utiliser la plateforme pour falsifier des documents réglementaires ;
• Tenter de compromettre la sécurité ou l'intégrité de la plateforme ;
• Utiliser la plateforme d'une manière qui pourrait causer un préjudice à des tiers ;
• Collecter des données sur d'autres utilisateurs de la plateforme sans autorisation ;
• Utiliser la plateforme à des fins autres que la gestion de conformité de flotte de véhicules lourds.

Article 15 — Loi applicable et règlement des différends

15.1 Loi applicable

Les présentes Conditions sont régies et interprétées conformément aux lois de la province de Québec et aux lois fédérales du Canada applicables, sans égard aux règles de conflits de lois.

15.2 Juridiction

Tout différend découlant des présentes Conditions ou de l'utilisation de ConformiLog sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux compétents de la province de Québec, et les parties y consentent irrévocablement.

15.3 Mode alternatif de règlement des différends

Avant d'initier toute procédure judiciaire, les parties s'engagent à tenter de bonne foi de résoudre tout différend par voie de négociation directe pendant une période minimale de 30 jours suivant la notification du différend par la partie lésée.

Article 16 — Force majeure

ConformiLog ne pourra être tenu responsable de tout retard ou défaut d'exécution de ses obligations résultant d'un événement de force majeure, soit tout événement hors du contrôle raisonnable de ConformiLog, incluant sans limitation : catastrophes naturelles, pannes d'infrastructure internet, actes gouvernementaux, pandémies, conflits armés, ou défaillances de fournisseurs essentiels. ConformiLog notifiera l'Abonné dans les meilleurs délais de la survenance d'un tel événement.

Article 17 — Dispositions générales

17.1 Intégralité de l'accord

Les présentes Conditions, conjointement avec la Politique de confidentialité et tout accord supplémentaire conclu par écrit entre les parties, constituent l'intégralité de l'accord entre l'Abonné et ConformiLog relativement à l'utilisation de la plateforme et remplacent tout accord antérieur.

17.2 Divisibilité

Si une disposition des présentes Conditions est jugée invalide, illégale ou inapplicable par un tribunal compétent, les autres dispositions demeureront pleinement en vigueur.

17.3 Renonciation

Le fait pour ConformiLog de ne pas exercer ou de tarder à exercer un droit prévu aux présentes Conditions ne constitue pas une renonciation à ce droit.

17.4 Cession

L'Abonné ne peut céder les droits et obligations découlant des présentes Conditions sans le consentement écrit préalable de ConformiLog. ConformiLog peut céder les présentes Conditions, en tout ou en partie, dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs, sous réserve d'en aviser l'Abonné.

17.5 Communications

Toutes les communications officielles entre l'Abonné et ConformiLog se feront par courriel. Les communications de ConformiLog seront envoyées à l'adresse courriel enregistrée dans le compte de l'Abonné.

Article 18 — Coordonnées et responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question relative aux présentes Conditions ou à notre Politique de confidentialité, veuillez communiquer avec nous :

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