Documentation transport obligatoire au Québec : la checklist complète
Lors d'un contrôle routier ou d'une vérification en entreprise (VEE) par la CTQ, le premier élément examiné est toujours la documentation. Un document manquant = une amende quasi automatique. Voici la liste exhaustive de tous les documents à tenir à jour pour un exploitant de véhicules lourds au Québec.
La documentation transport se divise en trois groupes : ce qui doit être à bord du véhicule en permanence, ce qui doit être au dossier conducteur, et ce qui doit être au dossier véhicule chez l'exploitant.
1. À bord du véhicule (en tout temps)
- Permis de conduire valide (classe appropriée au véhicule)
- Certificat d'immatriculation
- Preuve d'assurance responsabilité civile
- Rapport de vérification avant départ du jour (ou des derniers trajets)
- Registre des heures de service (papier ou DCE/ELD)
- Vignette d'inspection mécanique semestrielle (PEP) apposée sur le véhicule
- Manifeste de chargement (transport de marchandises dangereuses : obligatoire)
- Document d'expédition (connaissement)
- Attestation de formation TMD si transport de matières dangereuses
2. Dossier conducteur (au bureau)
- Copie du permis de conduire (mise à jour à chaque renouvellement)
- Relevé de conduite SAAQ — actualisé annuellement
- Formulaire d'embauche et antécédents
- Attestation médicale (selon la classe de permis)
- Formations : freins pneumatiques, TMD, SIMDUT, arrimage
- Politiques internes signées (drogue, alcool, conduite sécuritaire)
- Historique d'accidents et d'infractions
- Évaluations annuelles du conducteur
3. Dossier véhicule (au bureau)
- Certificat d'immatriculation et historique
- Polices d'assurance et avenants
- Rapports d'inspection mécanique semestrielle (PEP) — 24 mois
- Rapports de vérification avant départ — 6 mois
- Fiches d'entretien préventif et historique des réparations
- Avis de défectuosité (mineures et majeures) et preuves de correction
- Rapports de pesée et de chargement (le cas échéant)
- Manuels du fabricant et fiches techniques
4. Durées de conservation
| Document | Durée minimale |
|---|---|
| Vérification avant départ | 6 mois |
| Heures de service | 6 mois |
| Inspection semestrielle (PEP) | 24 mois |
| Dossier conducteur (après départ) | 2 ans |
| Rapports d'accident | 4 ans |
| Documents fiscaux transport | 6 ans |
5. Papier ou numérique ?
La SAAQ et la CTQ acceptent les documents numériques, à condition qu'ils soient lisibles, accessibles rapidement et conservés intègres pendant la durée requise. Une solution centralisée comme ConformiLog est donc parfaitement légale — et bien plus rapide à présenter à un inspecteur qu'un classeur de papier.
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